Перелік документів з фінмоніторингу, які повинні бути у ломбарді (відокремленому підрозділі ломбарду)
Асоціацією розроблено примірний перелік документів з фінмоніторингу, які повинні бути у ломбарді (відокремленому підрозділі ломбарду). Примірний перелік документів розроблено з урахуванням як норм чинного законодавства, так і практики проведених перевірок ломбардів щодо дотримання ними вимог законодавства у сфері фінансового моніторингу.
Цей перелік документів примірний та може бути доповнений у разі, наприклад:
– наявності запитів, листів тощо до ломбарду про надання відповідно до законодавства у сфері фінансового моніторингу відповідної інформації, документів, копій документів або витягів з документів;
– необхідності погодження ломбардом у визначених законодавством випадках з Держфінмоніторингом строків подання запитуваної інформації, документів тощо;
– направлення ломбардом запитів до державних органів та державних реєстраторів стосовно ідентифікації клієнтів та в інших визначених законодавством випадках;
– необхідності подання до Держфінмоніторингу належним чином оформлених форм, повідомлень про фінансову операцію у разі отримання від нього повідомлення про відмову у взятті інформації про фінансову операцію на облік;
– виконання ломбардом рішень (доручень) Держфінмоніторингу у визначених законодавством випадках;
– поновлення діяльності відокремленого підрозділу, про припинення діяльності якого подавалась інформація до Держфінмоніторингу;
– тощо.
Примірний перелік документів може бути доповнений (змінений) також у разі прийняття нових нормативно-правових актів у сфері фінансового моніторингу та/або внесенні змін до чинних, на сьогодні, нормативно-правових актів.
Вважаємо за необхідне звернути увагу також на те, що відповідно до пункту 4 Порядку подання інформації для взяття на облік (зняття з обліку) суб’єктів первинного фінансового моніторингу, виявлення та реєстрації, а також подання суб’єктами первинного фінансового моніторингу Державній службі фінансового моніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, іншої інформації, що може бути пов’язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення; затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2015 р. № 552 «Деякі питання організації фінансового моніторингу»:
«Будь-яка інформація подається суб’єктом Держфінмоніторингу в паперовому вигляді шляхом надсилання поштою з повідомленням про вручення поштового відправлення або вручення під розписку чи в електронному вигляді.
У разі коли суб’єкт подає інформацію Держфінмоніторингу в паперовому вигляді, підтвердженням дотримання ним строків подання такої інформації, передбачених Законом, є наявність у суб’єкта документа, виданого оператором поштового зв’язку, що підтверджує факт надсилання відповідної інформації з повідомленням про вручення поштового відправлення, або відмітки Держфінмоніторингу про отримання інформації.
Суб’єкт подає інформацію за адресами, визначеними Мінфіном.
Форми подання інформації, повідомлення про результати її обробки, формати, реквізити файлів обміну інформації та порядок їх заповнення встановлюються Мінфіном.
Подана суб’єктом інформація (копії або другі примірники форм та копії файлів), отримане повідомлення про результати її обробки, документи, що підтверджують факт подання інформації Держфінмоніторингу, зберігаються суб’єктом не менш як п’ять років.»
Примірний перелік документів з фінмоніторингу можна отримати за допомогою електронної пошти звернувшись до виконавчого апарату Асоціації.